Richten op biedingen zorgt voor betere relaties op de werkplek

Ik las een artikel over de uitdagingen van overbezette organisaties , en ik moest een beetje grinniken toen de auteurs klaagden over de uitdagingen van het delen van teamleden met twee of drie andere projecten, aangezien mijn medewerkers elk doorgaans twee dozijn of meer projecten ondersteunen. “Meer doen met minder” is de strijdkreet sinds de jaren tachtig. We doen veel werk via aannemers, wat resulteert in een groot aantal actieve projecten, die allemaal op een bepaald moment verschillende aandachtsniveaus nodig hebben. Het kan een enorme uitdaging zijn om aan zoveel projecten en taken deel te nemen, maar aan de andere kant hebben we een heel diverse mix van werk en ik denk dat we het meestal best goed doen.

Of tenminste, ik dacht dat we dat deden.

Toen ik verontrustende feedback kreeg over de prestaties van het personeel, dat ze hun communicatie moesten verbeteren en zich op de uitvoering moesten concentreren, was mijn eerste reactie een ontkenning. Maar ik besefte ook dat mijn personeel ook niet altijd even attent was op mijn verzoeken. Wat als ze net zo niet reageren op hun projectmanagers en klanten?

Effectief teamwerk is geworteld in sterke werkrelaties. Uitvoering en levering bevorderen vertrouwen, wat leidt tot sterkere werkrelaties. Maar er is nog iets, ook bijna onzichtbaar, dat deze precaire relaties bij elkaar houdt: communicatie.

Marcus Buckingham en Curt Coffman, in hun boek getiteld Breek eerst alle regels , presenteren de resultaten van hun uitgebreide onderzoek, met behulp van Gallup-enquêtes van duizenden bedrijven, om te distilleren waar klanten echt om geven: beschikbaarheid, nauwkeurigheid, partnerschap en advies. Maar als u niet beschikbaar bent, doet de rest er niet toe.

Dit deed me denken aan het concept van The Glory Institute dat bekend staat als: Draai naar in plaats van weg , die van toepassing is op gehuwde paren en zich ook kan uitstrekken tot werkrelaties. Eén eenvoudig kenmerk bleek te correleren met duurzame huwelijken: reageren op het 'bod' van een echtgenoot om aandacht. Uit het onderzoek van Dr. John Glory bleek dat duurzame, gelukkige huwelijken gemiddeld 87% hadden, terwijl huwelijken die eindigden in een scheiding 33% hadden. Elke reactie, zelfs een neutrale, was beter dan helemaal geen reactie. En hoewel zwijgen schadelijk is, is een negatieve reactie nog schadelijker.

Ik dacht bij mezelf, wat als hetzelfde geldt voor onze kantoorcommunicatie?

Ik besloot om onze prestatiefeedback met de groep te delen om te proberen hen aan het denken te zetten over responsiviteit. Ik vroeg hen om onze groep als geheel te beoordelen, met behulp van eenvoudige lettercijfers, op hoe ze dachten dat we het het afgelopen jaar hadden gedaan. We gingen de kamer rond en het personeel vertelde waarom ze de cijfers hadden gegeven die ze voor elk doel hadden gegeven. Dit was waarschijnlijk een van de meest verhelderende discussies die we ooit als groep hebben gehad, en bracht alle factoren naar voren die van invloed waren op het vermogen om hun werklast te volgen en te beheren.

Vervolgens deelde ik hoe anderen dacht dat we klaar waren. Ik vroeg hoe we zouden reageren op deze nieuwe informatie: ontkenning, woede, gevoel niet gewaardeerd te worden, enz. Ik vertelde hen dat ik een idee had dat er misschien een simpel, klein ding was dat we konden doen om op dit gebied te verbeteren, en gaf hen een lezing opdracht voor onze volgende bijeenkomst: het artikel van The Glory Institute over biedingen en draaien in de richting van . Ik legde uit dat hoewel het artikel bedoeld is voor echtparen, het uitgangspunt kan gelden voor de niet-romantische context van een kantoor. Ik stelde voor om, terwijl ze het lazen, het woord 'echtgenoot' of 'partner' gewoon te vervangen door 'projectmanager', 'klant' of 'leidinggevende'.

Toen we de week erop weer bij elkaar kwamen, hebben we het over een aantal belangrijke punten gehad.

Responsiviteit dient als een goede uiterlijke indicator van de gezondheid van onze relaties. Ik deelde een citaat van filosoof Jiddu Krishnamurti: 'Aandacht schenken betekent dat we erom geven, wat betekent dat we echt liefhebben.' Of de persoon nu uw echtgenoot, baas, projectmanager of collega is, er is een belangrijke en fundamentele menselijke behoefte om gehoord en gewaardeerd te worden. Dus heb ik een snelle peiling gehouden over hoe medewerkers hun eigen respons op biedingen zouden beoordelen. Onze aantallen varieerden van een paar reacties op 50% tot een paar reacties op 95 tot 100%, met de meeste rond de 85%.

Het aantal kan variëren, afhankelijk van onze relatie met een persoon. We reageren misschien beter op degenen die we leuk vinden of op iemand die nieuw of belangrijk is. We reageren misschien wat minder op degenen die we niet mogen, of op mensen met wie we al een solide relatie hebben.

Mijn team en ik bespraken hoe non-responsiviteit geïnterpreteerd zou kunnen worden en hoe de ander zich zou voelen. De persoon die het 'bod' op ons antwoord doet, kan ervan uitgaan dat we het druk hebben, dat het ons niet kan schelen of dat we niet geïnteresseerd zijn. Ze kunnen zich genegeerd, verwaarloosd, gefrustreerd, ongehoord of verward voelen. Ze vragen zich misschien af ​​of hun verzoek wel is ontvangen. Deze ongemakkelijke of negatieve gevoelens kunnen een negatieve invloed hebben op onze werkrelaties.

Sommige onderzoeken wijzen echter op consciëntieusheid als een voorspeller van succes op het werk en in het leven, evenals samengevat in een artikel door Eric Barker in 2017. Gewetensvol en responsief zijn wordt gewaardeerd en beloond. Organisaties zeggen dat ze creativiteit willen, maar ze eisen ook zorgvuldigheid, en we kunnen beide zeker nastreven.

Een andere belangrijke factor die onze reactiesnelheid beïnvloedt, is waarschijnlijk onze collectieve drukte. In de TED-talk van Daniel Goleman: ' Waarom zijn we niet meer medelevend? ” deelt hij de resultaten van een onderzoek dat is ontworpen om te testen waardoor iemand eerder geneigd is een vreemde te helpen. Divinity-studenten werden naar de hele campus gestuurd om een ​​lezing te geven en passeerden een vreemdeling die hulp nodig had. Zelfs voor degenen die net een verhaal over de barmhartige Samaritaan hadden gelezen, de belangrijkste factor die bepaalt of ze stopten of niet was hoe laat ze waren met hun gesprek .

Als we het druk hebben en gestrest zijn, kunnen we vergeetachtig worden of belangrijke gebieden over het hoofd zien waar we in ons werk aandachtig en responsief moeten zijn voor klanten, klanten en collega's. Dit zijn de verborgen risico's van werken in overbezette organisaties, maar als we onze werkrelaties kunnen richten op 'omkeren naar' en reageren op de 'biedingen' van mensen met wie we werken, dan kunnen we evolueren naar gezondere, respectvolle, attente, vertrouwende en meer samenwerkingsrelaties.