Η στροφή προς τις προσφορές δημιουργεί καλύτερες σχέσεις στο χώρο εργασίας

Διάβαζα ένα άρθρο για τις προκλήσεις του υπερδεσμευμένες οργανώσεις , και αναγκάστηκα να γελάσω λίγο όταν οι συγγραφείς θρηνούσαν για τις προκλήσεις της κοινής χρήσης των μελών της ομάδας με δύο ή τρία άλλα έργα, δεδομένου ότι το καθένα από το προσωπικό μου υποστηρίζει συνήθως δύο δωδεκάδες ή περισσότερα έργα. Το να κάνεις «περισσότερα με λιγότερα» ήταν η κραυγή που συσπειρώθηκε από τη δεκαετία του 1980. Κάνουμε πολλή δουλειά μέσω εργολάβων, με αποτέλεσμα έναν μεγάλο αριθμό ενεργών έργων, τα οποία χρειάζονται διάφορα επίπεδα προσοχής ανά πάσα στιγμή. Μπορεί να είναι μια τεράστια πρόκληση να παρακολουθείς τόσα πολλά έργα και εργασίες, αλλά από την πλευρά μας, έχουμε έναν πολύ διαφορετικό συνδυασμό εργασιών και νομίζω ότι κάνουμε πολύ καλή δουλειά τις περισσότερες φορές.

Ή, τουλάχιστον νόμιζα ότι το κάναμε.

Όταν έλαβα κάποια ανησυχητικά σχόλια σχετικά με την απόδοση του προσωπικού, ότι έπρεπε να βελτιώσουν την επικοινωνία τους και να επικεντρωθούν στην εκτέλεση, η πρώτη μου αντίδραση ήταν η άρνηση. Αλλά αναγνώρισα επίσης ότι το προσωπικό μου δεν ήταν πάντα τόσο προσεκτικό στα αιτήματά μου. Τι θα γινόταν αν δεν ανταποκρίνονταν εξίσου στους διαχειριστές έργων και στους πελάτες τους;

Η αποτελεσματική ομαδική εργασία βασίζεται σε ισχυρές εργασιακές σχέσεις. Η εκτέλεση και η παράδοση ενθαρρύνουν την εμπιστοσύνη, η οποία χτίζει ισχυρότερες εργασιακές σχέσεις. Αλλά υπάρχει κάτι άλλο, επίσης σχεδόν αόρατο, που συγκρατεί αυτές τις επισφαλείς σχέσεις: η επικοινωνία.

Marcus Buckingham και Curt Coffman, στο βιβλίο τους με τίτλο Πρώτα σπάστε όλους τους κανόνες , παρουσιάζουν τα αποτελέσματα της εξαντλητικής έρευνάς τους, χρησιμοποιώντας έρευνες της Gallup από χιλιάδες εταιρείες, για να αποστάξουν τι ενδιαφέρονται πραγματικά οι πελάτες: διαθεσιμότητα, ακρίβεια, συνεργασία και συμβουλές. Αλλά, αν δεν είστε διαθέσιμοι, τα υπόλοιπα πραγματικά δεν έχουν σημασία.

Αυτό με έκανε να σκεφτώ την ιδέα του Ινστιτούτου Glory που είναι γνωστή ως Στρίψτε προς τα αντί για μακριά , το οποίο ισχύει για τα παντρεμένα ζευγάρια και μπορεί να επεκταθεί και στις εργασιακές σχέσεις. Ένα απλό χαρακτηριστικό βρέθηκε να συσχετίζεται με διαρκείς γάμους: ανταπόκριση στην «προσφορά» του συζύγου για προσοχή. Η έρευνα του Dr. John Glory διαπίστωσε ότι οι μόνιμοι, ευτυχισμένοι γάμοι είχαν ποσοστά ανταπόκρισης προσφοράς 87% κατά μέσο όρο, ενώ εκείνοι σε γάμους που κατέληξαν σε διαζύγιο ήταν στο 33%. Οποιαδήποτε απάντηση, ακόμη και ουδέτερη, ήταν καλύτερη από την απουσία απάντησης. Και ενώ η σιωπή είναι επιζήμια, μια αρνητική απάντηση είναι ακόμη πιο επιζήμια.

Σκέφτηκα, αν το ίδιο ισχύει και για τις επικοινωνίες του γραφείου μας;

Αποφάσισα να μοιραστώ τα σχόλιά μας για την απόδοση με την ομάδα για να προσπαθήσω να τους κάνω να σκεφτούν την ανταπόκριση. Τους ζήτησα να βαθμολογήσουν την ομάδα μας στο σύνολό της, χρησιμοποιώντας απλούς βαθμούς γραμμάτων, σχετικά με το πώς πίστευαν ότι τα πήγαμε φέτος. Περάσαμε γύρω από την αίθουσα και το προσωπικό είπε γιατί είχε δώσει τους βαθμούς που έδωσε για κάθε στόχο. Αυτή ήταν ίσως μια από τις πιο διαφωτιστικές συζητήσεις που είχαμε ποτέ ως ομάδα, και έφερε στο φως όλους τους παράγοντες που επηρέασαν την ικανότητα παρακολούθησης και διαχείρισης του φόρτου εργασίας τους.

Στη συνέχεια, μοιράστηκα πώς οι υπολοιποι νομίζαμε ότι είχαμε κάνει. Ρώτησα πώς θα μπορούσαμε να αντιδράσουμε σε αυτές τις νέες πληροφορίες: άρνηση, θυμό, αίσθημα απογοήτευσης κ.λπ. Τους είπα ότι είχα μια ιδέα ότι μπορεί να υπάρχει ένα απλό, μικρό πράγμα που θα μπορούσαμε να κάνουμε για να βελτιωθούμε σε αυτόν τον τομέα και τους έδωσα μια ανάγνωση εργασία για την επόμενη συνάντησή μας: Το άρθρο του Ινστιτούτου Glory για προσφορές και στροφή προς . Εξήγησα ότι ενώ το άρθρο προορίζεται για παντρεμένα ζευγάρια, η βασική προϋπόθεση μπορεί να ισχύει για το μη ρομαντικό πλαίσιο ενός γραφείου. Πρότεινα, όπως το διάβασαν, να αντικατασταθεί απλώς η λέξη «σύζυγος» ή «συνεργάτης» με «υπεύθυνος έργου», «πελάτης» ή «επόπτης».

Όταν ανασυγκροτηθήκαμε την επόμενη εβδομάδα, μιλήσαμε για πολλά βασικά σημεία.

Η ανταπόκριση χρησιμεύει ως καλός εξωτερικός δείκτης της υγείας των σχέσεών μας. Μοιράστηκα ένα απόσπασμα από τον φιλόσοφο Jiddu Krishnamurti: «Το να δίνουμε προσοχή σημαίνει ότι νοιαζόμαστε, που σημαίνει ότι αγαπάμε πραγματικά». Είτε το άτομο είναι σύζυγος, αφεντικό, διευθυντής έργου ή συνάδελφός σας, υπάρχει μια σημαντική και θεμελιώδης ανθρώπινη ανάγκη να ακούγεται και να εκτιμάται. Έτσι, έκανα μια γρήγορη δημοσκόπηση σχετικά με το πώς το προσωπικό θα βαθμολογούσε τα δικά του ποσοστά απόκρισης προσφοράς. Οι αριθμοί μας κυμαίνονταν από μερικές απαντήσεις στο 50% έως μερικές απαντήσεις στο 95 έως 100%, με τις περισσότερες να συγκεντρώνονται γύρω στο 85%.

Ο αριθμός μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη σχέση μας με ένα άτομο. Μπορεί να ανταποκρινόμαστε περισσότερο σε αυτούς που μας αρέσουν ή με κάποιον που είναι νέος ή σημαντικός. Μπορεί να είμαστε λίγο λιγότερο ανταποκρινόμενοι με αυτούς που αντιπαθούμε ή με άτομα με τα οποία έχουμε ήδη μια σταθερή σχέση.

Η ομάδα μου και εγώ συζητήσαμε πώς μπορεί να ερμηνευτεί η μη ανταπόκριση και να κάνει το άλλο άτομο να αισθάνεται. Το άτομο που κάνει την «προσφορά» για την απάντησή μας μπορεί να υποθέσει ότι είμαστε απασχολημένοι, δεν μας ενδιαφέρει ή δεν μας ενδιαφέρει. Μπορεί να αισθάνονται αγνοημένοι, παραμελημένοι, απογοητευμένοι, ανήκουστοι ή μπερδεμένοι. Μπορεί να αναρωτιούνται αν το αίτημά τους ελήφθη καν. Αυτά τα άβολα ή αρνητικά συναισθήματα θα μπορούσαν να αρχίσουν να επηρεάζουν αρνητικά τις εργασιακές μας σχέσεις.

Ωστόσο, ορισμένες έρευνες επισημαίνουν την ευσυνειδησία ως προγνωστικό παράγοντα επιτυχίας στην εργασία και στη ζωή, όπως συνοψίζονται σε ένα άρθρο από τον Eric Barker το 2017. Το να είσαι ευσυνείδητος και να ανταποκρίνεσαι εκτιμάται και ανταμείβεται. Οι οργανώσεις λένε ότι θέλουν δημιουργικότητα, αλλά απαιτούν επίσης ευσυνειδησία, και σίγουρα μπορούμε να επιδιώξουμε και τα δύο.

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει την ανταπόκρισή μας είναι πιθανώς η συλλογική μας απασχόληση. Στην ομιλία του Daniel Goleman στο TED, ' Γιατί δεν είμαστε πιο συμπονετικοί; μοιράζεται τα αποτελέσματα μιας μελέτης που σχεδιάστηκε για να ελέγξει τι κάνει κάποιον πιο πιθανό να βοηθήσει έναν ξένο. Οι μαθητές του Divinity στάλθηκαν για να δώσουν μια ομιλία σε όλη την πανεπιστημιούπολη και περνούσαν από έναν άγνωστο που χρειαζόταν βοήθεια. Ακόμη και για εκείνους που μόλις είχαν διαβάσει μια ιστορία για τον Καλό Σαμαρείτη, ο πρωταρχικός παράγοντας που καθορίζει αν σταμάτησαν ή όχι ήταν πόσο αργούσαν να μιλήσουν .

Όταν είμαστε απασχολημένοι και αγχωμένοι, μπορεί να αρχίσουμε να ξεχνιόμαστε ή να παραβλέπουμε σημαντικούς τομείς όπου πρέπει να είμαστε προσεκτικοί και να ανταποκρινόμαστε στους πελάτες, τους πελάτες και τους συναδέλφους στην εργασία μας. Αυτοί είναι οι κρυφοί κίνδυνοι της εργασίας σε υπερδεσμευμένους οργανισμούς, αλλά αν μπορούμε να επικεντρώσουμε τις εργασιακές μας σχέσεις στο να «στρεφόμαστε» και να ανταποκρινόμαστε στις «προσφορές» των ανθρώπων με τους οποίους συνεργαζόμαστε, τότε μπορούμε να προχωρήσουμε προς πιο υγιείς, σεβασμούς, προσεκτικούς, εμπιστευτικούς , και περισσότερες σχέσεις συνεργασίας.