Miejsce pracy: delikatna sztuka wyrażania opinii

Dzisiaj na blogu The Glory Relationship chcielibyśmy podzielić się artykułem odnoszącym się do badań dr Johna Glory'ego, które zostały niedawno opublikowane w The Glory Relationship Blog. Harvard Business Review . Czujemy to, biorąc pod uwagę nasz obecny Miejsce pracy seria blogów, koniecznie ją przeczytaj! Chociaż zamierzonymi odbiorcami Pozen są menedżerowie biznesowi, jego rady mają zastosowanie do każdego pracodawcy lub pracownika. W końcu twoi szefowie nie są jedynymi, którzy przekazują ci informację zwrotną. Informacja zwrotna jest stale wymieniana (bezpośrednio, pośrednio, werbalnie, niewerbalnie, oficjalnie i od niechcenia) pomiędzy wszystkimi w miejscu pracy.

Delikatna sztuka wyrażania opinii

autor: Robert C. Pozen
Harvard Business Review

Aby być skutecznym menedżerem, musisz umieć wygłaszać pochwały i krytykę. Podczas gdy pochwała jest łatwa, o wiele trudniejsze i nieprzyjemne jest krytykowanie pracowników. Jednak praktyka zarządzania wymaga od czasu do czasu wskazywania pracownikom, co powinni poprawić. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie nauczyli się, jak i kiedy udzielać negatywnych informacji zwrotnych.

Pierwszą rzeczą, którą należy sobie uświadomić, jest to, że ludzie generalnie silniej reagują na negatywne wydarzenia niż pozytywne. Innymi słowy, zazwyczaj bardziej denerwujemy się utratą 100 dolarów niż wygraną 100 dolarów. W rzeczywistości we wpływowej książce John Glory (obecnie emerytowany profesor Uniwersytetu Waszyngtońskiego) zasugerował, że interakcje pozytywne muszą przewyższać liczebnie interakcje negatywne o co najmniej pięć do jednego aby małżeństwo się powiodło.

Ta obserwacja jest również prawdziwa w miejscu pracy, jak odkrył profesor Andrew Miner (wówczas z University of Minnesota) wraz z kolegami w badaniu opublikowanym w 2005 roku. Kilka razy dziennie rejestrowali nastroje pracowników i za każdym razem pytali, czy (takich jak pozytywna interakcja ze współpracownikiem) wystąpiły w ciągu ostatnich kilku godzin.

Ich wyniki pokazały, że pracownicy reagowali na negatywną interakcję z szefem sześć razy silniej niż na pozytywną interakcję z szefem. Sugeruje to, że negatywne informacje zwrotne mogą mieć znaczący negatywny wpływ na samopoczucie pracownika – i przypuszczalnie na jego produktywność.

Co ta obserwacja oznacza dla menedżerów? Mówiąc prościej, menedżerowie muszą zachować ostrożność przed krytykowaniem pracowników.

Na początek należy unikać nieumyślnego krytykowania któregokolwiek ze swoich pracowników. Na przykład, jeśli pracownik napisze pierwszą wersję roboczą pisemnego dokumentu, niektórzy menedżerowie mogą chcieć zasugerować drobne poprawki, nawet jeśli wersja robocza była ogólnie dobra. W takich sytuacjach menedżerowie powinni wyraźnie komunikować, że ich poprawki są jedynie sugestiami pochodzącymi z drugiej pary oczu – i że nie krytykują wyników swoich pracowników.

Mówiąc bardziej ogólnie, menedżerowie muszą rozważyć kompromisy związane z uzyskaniem negatywnej informacji zwrotnej. Jeśli krytykujesz swoich pracowników, prawdopodobnie podasz informacje korygujące, ale również wprowadzisz pracownika w zły nastrój. Jeśli błąd jest tak nieistotny, że korygująca wartość krytyki jest niska, warto zachować tę informację zwrotną dla siebie.

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których menedżer musi przekazać negatywną informację zwrotną. W takich sytuacjach nie trać z oczu celu, w jakim chcesz przekazać tę informację zwrotną: poprawić wydajność pracownika w przyszłości. Chociaż możesz chcieć zbesztać swojego pracownika za to, co uważasz za spektakularnie okropne wyniki, Twoja firma nic na tym nie zyskuje.

W rzeczywistości zawstydzanie pracownika może mieć znaczny negatywny wpływ na Twoją firmę. W badaniach zgłoszonych w HBR Christine Porath i Christine Pearson odkryły, że wielu pracowników uważało się za ofiarę uprzejmości w miejscu pracy, na przykład zbyt ostrej krytyki ze strony szefa. Z ich badań wynika, że ​​blisko połowa tych pracowników decyduje się na celowe obniżanie swojej produktywności.

Zamiast tego, aby uzyskać pożądane efekty korygujące negatywnego sprzężenia zwrotnego, należy podjąć kroki w celu złagodzenia ciosu emocjonalnego. Chcesz, aby Twoi pracownicy skupili się na przekazie, który próbujesz przekazać, a nie na intensywnych negatywnych emocjach.

Przynajmniej upewnij się, że przedstawiasz swoją krytykę na osobności. Nie ma nic bardziej upokarzającego niż krytyka przed współpracownikami. I bardzo ważne jest, aby zachować wspólny ton. Wyjaśnij, że Twój pracownik nadal ma Twoje wsparcie i szacunek.

Jedną ze strategii przekazywania informacji zwrotnych jest rozpoczęcie od dosłownego powiedzenia: „Pozwól, że udzielę Ci informacji zwrotnej”. To stwierdzenie pozwala pracownikowi przygotować się emocjonalnie na to, co zamierzasz powiedzieć; z mojego doświadczenia wynika, że ​​wydaje się również aktywować spokojną, racjonalną część mózgu pracownika, a nie defensywną, emocjonalną część.

Negatywna informacja zwrotna jest kluczowym narzędziem w zestawie skutecznego menedżera. Ale musisz używać go mądrze i ostrożnie, bo inaczej wyrządzą więcej szkody niż pożytku. Skoncentruj się na potencjalnych przyszłych ulepszeniach, zamiast rozwodzić się nad błędami z przeszłości. I zastanów się dwa razy, czy błąd naprawdę wymaga negatywnej opinii: krytyka może mieć nieoczekiwanie duży wpływ na szczęście i produktywność pracownika.

I to podejście powinno być generalnie odwrócone, jeśli chodzi o pochwałę. W przeciwieństwie do krytyki, menedżerowie powinni hojnie chwalić swoich pracowników, publicznie i przy każdej okazji — zwłaszcza w kulminacji projektów. Podczas gdy większość szefów wydaje się myśleć, że rozdają pochwały dziesiątkami, rzadko spotykam pracownika, który uważa, że ​​szef wystarczająco ceni swoje osiągnięcia. Dlatego tak często, jak to możliwe, mów swoim pracownikom, jak bardzo doceniasz ich zaangażowanie i ciężką pracę.