A munkahely: A visszacsatolás finom művészete

Ma a The Glory Relationship Blogon szeretnénk megosztani egy cikket, amely Dr. John Glory kutatására hivatkozik, amely nemrég jelent meg a Harvard Business Review . Úgy érezzük, jelenlegi állapotunk alapján A munkahely blogsorozat, feltétlenül olvassa el! Bár Pozen célközönsége az üzletvezetők közé tartozik, tanácsai minden munkáltatóra vagy munkavállalóra vonatkoznak. Végül is nem csak a főnökei adnak visszajelzést. A visszajelzések cseréje folyamatosan történik (közvetlenül, közvetve, verbálisan, nonverbálisan, hivatalosan és véletlenül) a munkahelyen mindenki között.

A visszacsatolás finom művészete

írta: Robert C. Pozen
Harvard Business Review

Ahhoz, hogy hatékony menedzser lehessen, ügyesnek kell lennie a dicséret és a kritika kifejezésében. Míg a dicséretet könnyű adni, sokkal nehezebb és kellemetlenebb kritizálni az alkalmazottakat. A vezetés gyakorlata azonban megköveteli, hogy időnként megmutassa az alkalmazottaknak, hol kell fejlődniük. Ezért létfontosságú, hogy a vezetők megtanulják, hogyan és mikor kell negatív visszajelzést adni.

Először is észre kell venni, hogy az emberek általában erősebben reagálnak a negatív eseményekre, mint a pozitívakra. Más szavakkal, általában jobban idegesek vagyunk 100 dollár elvesztése miatt, mint 100 dollár megnyerése miatt. Valójában egy befolyásos könyvben John Glory (jelenleg a Washingtoni Egyetem emeritus professzora) azt javasolta, hogy a pozitív interakciók számának legalább öttel az eggyel meg kell haladnia a negatív interakciókat hogy a házasság sikeres legyen.

Ez a megfigyelés a munkahelyen is igaz, ahogy Andrew Miner professzor (akkor a Minnesotai Egyetemről) és munkatársai felfedezték egy 2005-ben megjelent tanulmányukban. Naponta többször rögzítették az alkalmazottak hangulatát, és minden alkalommal megkérdezték őket, hogy történt-e valami esemény. (például pozitív interakció egy munkatárssal) történt az elmúlt néhány órában.

Eredményeik azt mutatták, hogy az alkalmazottak hatszor erősebben reagáltak a főnökükkel folytatott negatív interakcióra, mint a főnökükkel folytatott pozitív interakcióra. Ez azt sugallja, hogy a negatív visszajelzések jelentős káros hatással lehetnek a munkavállaló jólétére - és feltehetően a termelékenységére.

Mit jelent ez a megfigyelés a vezetők számára? Egyszerűen fogalmazva, a vezetőknek óvatosnak kell lenniük, mielőtt kritizálják az alkalmazottakat.

Először is kerülje el, hogy véletlenül kritizálja alkalmazottait. Például, ha egy alkalmazott megírja egy írásos dokumentum első tervezetét, néhány vezetőnek esetleg kisebb módosításokat kell javasolnia, még akkor is, ha a tervezet általában jó volt. Ezekben a helyzetekben a vezetőknek egyértelműen közölniük kell, hogy felülvizsgálataik csupán egy másik szempárból származó javaslatok – és nem kritizálják alkalmazottaik teljesítményét.

Általánosságban elmondható, hogy a menedzsereknek mérlegeniük kell a negatív visszajelzésekkel járó kompromisszumokat. Ha kritizálja az alkalmazottait, valószínűleg javító információkat fog adni, de ezzel is rossz hangulatba hozza az alkalmazottat. Ha egy hiba annyira jelentéktelen, hogy a kritika korrekciós értéke alacsony, érdemes lehet ezt a visszajelzést megtartania magának.

Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor a vezetőnek negatív visszajelzést kell adnia. Ilyen alkalmakkor ne tévessze szem elől a visszacsatolás célját: hogy javítsa az alkalmazott teljesítményét a jövőben. Bármennyire is fel szeretnéd ingerelni az alkalmazottat a szerinted látványosan borzasztó teljesítményért, a vállalkozásod semmit sem nyer vele.

Valójában az alkalmazotta megszégyenítése valószínűleg jelentős negatív hatással lesz a vállalkozására. A HBR-ben közölt kutatások során Christine Porath és Christine Pearson azt találta, hogy sok alkalmazott úgy gondolja, hogy a munkahelyi kíméletlenség – például a főnökük túlzottan kemény kritikái – sújtja magát. Kutatásuk szerint ezen alkalmazottak közel fele dönt úgy, hogy szándékosan csökkenti termelékenységét.

Ehelyett a negatív visszacsatolás kívánt korrekciós hatásának elérése érdekében lépéseket kell tennie az érzelmi ütés enyhítésére. Azt szeretné, ha alkalmazottai az Ön által közvetíteni kívánt üzenetre összpontosítanának, nem pedig az intenzív negatív érzelmekre.

A kritikát legalább privátban fogalmazza meg. Nincs megalázóbb annál, mint ha a munkatársai előtt kritizálnak. És kulcsfontosságú, hogy a hangnemet továbbra is együttműködő legyen. Tegye egyértelművé, hogy alkalmazottja továbbra is támogatja és tiszteletben tartja.

A visszacsatolás egyik stratégiája az, hogy szó szerint kimondja: „Hadd adjak visszajelzést”. Ez a kijelentés lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy érzelmileg felkészüljön arra, amit mondani készül; tapasztalataim szerint az is úgy tűnik, hogy a munkavállaló agyának nyugodt, racionális részét aktiválja, nem pedig a védekező, érzelmi részét.

A negatív visszajelzés kulcsfontosságú eszköz a hatékony menedzser készletében. De bölcsen és körültekintően kell használni, különben többet ártanak, mint használnak. Összpontosítson a lehetséges jövőbeli fejlesztésekre, ahelyett, hogy a múlt hibáira gondolna. És kétszer is gondolja meg, hogy egy hiba valóban negatív visszajelzést igényel-e: a kritika váratlanul nagy hatással lehet az alkalmazott boldogságára és termelékenységére.

És ezt a megközelítést általában meg kell fordítani, ha dicséretről van szó. A kritikától eltérően a vezetőknek nagylelkűen, nyilvánosan és minden alkalommal – különösen a projektek csúcspontján – dicsérniük kell alkalmazottaikat. Míg a legtöbb főnök úgy tűnik, hogy tucatszámra osztja ki a dicséretet, ritkán találkozom olyan alkalmazottal, aki úgy érzi, hogy a főnök kellőképpen értékeli az eredményeit. Ezért a lehető leggyakrabban mondja el alkalmazottainak, mennyire értékeli elkötelezettségüket és kemény munkájukat.